Artikel "Collecting Evidence" von HPGCL

Dieser Thread widmet sich dem Artikel "Collecting Evidence" von hpgcl. Ein dickes Dankeschön und viel Freude bei der Diskussion und dem Feedback.

Hallo hpgcl,

schön wieder einen Praxisbericht von dir zu lesen. Ich fand den ersten schon sehr interessant. Das Thema Absicherung per Beweiskraft nimmt leider immer mehr zu. Ist sicher auch ein Grund, warum jeder der auch nur im Besitz eines eigenen E-Mailaccounts ist, schreibt und schreibt und schreibt. Somit kann jeder sagen, ich habe doch vor 3 Jahren die entsprechende Mail geschrieben. Leider nimmt das oft sehr abstruse Formen an. Dein Bericht hat meinen Eindruck bestätigt.

Danke

Vielleicht greife ich hier auch mal bald zu Tinte und Füller :)

Muss dem Artikel zustimmen. Leider muss man heute wirklich alles notieren um letztlich nicht der Dumme zu sein. Gibt immer weniger Kollegen und Vorgesetzte mit geradem Rücken.

Hallo hpgdl,

danke für den Artikel, er bestätigt meine Erfahrungen. Schön vor Jahren habe ich mir deshalb angewöhnt, nur mit Stenoblock (kann man so gut umklappen, ohne dass er auseinanderfällt) mit Stift "bewaffnet" durch die Firma zu laufen. Man wird auf solchen Wegen immer von Kollegen und Vorgesetzten angesprochen. Da kann man sich alles gleich notieren. Wenn ich mal eine Information suchte, wusste ich genau, dass ich sie dort finden werde.

Aber nachdem ich deinen Beitrag gelesen hatte, werde ich versuchen, dass Ganze auszubauen und diese Daten elektronisch erfassen, sprich in Word. Das Programm stellt eine einfache Suche, ergo Finden, sicher.

Vielen Dank für diesen Anstoss. Bitte lass uns an deinen Erfahrungen weiter teilhaben.

Gruß
Kati

Hallo Zusammen,

ich mache zu diesem Artikel nochmal ein Faß auf da es mich irgendwie bewegt:

In meiner Firma gibt es Bereiche in denen niemand 'sammelt' um beweisen zu können, gewisse Dinge getan zu haben oder gewisse Informationen in einer ganz bestimmten Qualität bekommen zu haben.

In anderen Bereichen läuft das volle Programm. Da werden viele Mails über Jahre aufbewahrt oder sogar ausgedruckt oder sogar mit nach Hause genommen........

Ich habe mich gefragt warum das so ist und musste feststellen, das ersteres auf Bereiche zutrifft, in denen die Manager, Vorgesetzte usw... ein einheitliches Personalführungskonzept verfolgen was auf Ehrlichkeit und Vertrauen beruht. Wohlgemerkt, da wird hart gearbeitet.
Dadurch das weniger Akten und Daten gehortet werden fühlen sich die MA freier und sind produktiver. Ist übrigens ähnlich bei Kindererziehung und Dressur.....

Im zweiten Bereich sind es tatsächlich oft die Vorgesetzten, nicht selten der Geschäftsführer, die permanent anklagend und kleinste Fehler suchen durch die Reihen rennen. Angst bei einem Fehler ertappt zu werden herrscht vor. Hier wird gehortet und gesammelt was das Zeug hält. Meistens solch riesige Mengen, das der nötige Beweis im Bedarfsfalle gar nicht gefunden würde. Für das Sammeln verbraten die Leute Zeit die ihnen für ihre Arbeit fehlt. Es türmen sich riesige Daten oder Papiermengen auf die extrem belasten und vereinzelt zu psychosomatischen Störungen führen. die Leute werden krank.....

Schade das es kein Unterforum 'Ethik & Moral in der Speditionswelt' gibt........

Wie seht Ihr das ?
Gerne Diskussion

Gruss
MagNet-99

Ein guter Ansatz, Magnet, so auf dieses durchaus interessante Thema zu kommen. Man könnte gewiss ein Unterforum erstellen, denke, hier würden die Diskussionen schnell auf den gesamten Wirtschaftsbereich wachsen, denken wir nur an Ethik und Moral in den politischen Diskussionen in 2006.

Um wieder bei Deiner Basis anzukommen: Gerade in der Speditionswelt ist die Dokumentation und Information ein wichtiger Punkt. Ich beziehe mich nicht auf Pflichten aus den ADSp oder die Informationsbereitschaft gegenüber Auftraggebern und Kunden. Es ist natürlich immer abteilungsbezogen zu sehen, in der Versicherungs- oder Rechnungsabteilung sicher notwendig, in einer operativen Abteilung wird man sich gerne wünschen, alles lückenlos zu dokumentieren. Hier sind die Abteilungsleiter angehalten, die Mitarbeiter auf notwendige Pflichten hinzuweisen. Im hektischen Tagesgeschäft ist es nicht immer einfach, solches umzusetzen. Zum Beispiel ein Transportauftrag: hier wird sich entweder nicht genau informiert oder nicht ausreichend dokumentiert, eine Komplikation tritt auf - und schon stapeln sich die Akten in der Versicherungs- und Rechnungsabteilung.

Auch der Ansatz, alles so zu halten, dass eine andere Person ohne Erklärung einen Vorgang bearbeiten kann, ist nicht immer gegeben ("Kollege Meier ist heute nicht im Hause, ich kenne mich da nicht aus.").

Ist es in Deiner Firma ein anderer Geschäftsbereich oder laufen diese Abteilungen unter der gleichen Führungsperson?

Schade, wenn so Abteilungen betroffen wären, in denen "kreativ & innovativ" gearbeitet werden sollte. Da sind die MA erst mit sich selbst beschäftigt...

michaelm wrote:

Es ist natürlich immer abteilungsbezogen zu sehen, in der Versicherungs- oder Rechnungsabteilung sicher notwendig, in einer operativen Abteilung wird man sich gerne wünschen, alles lückenlos zu dokumentieren.

Wir sind uns glaube ich einig das es hier nicht um die geseztzlichen und steuerrechtlichen Dokumentationen von Geschäftsvorfällen und die Aufbewahrung von Belegen jeglicher Art innerhalb der vorgeschriebene Fristen geht.

michaelm wrote:

Zum Beispiel ein Transportauftrag: hier wird sich entweder nicht genau informiert oder nicht ausreichend dokumentiert, eine Komplikation tritt auf - und schon stapeln sich die Akten in der Versicherungs- und Rechnungsabteilung.

Das hat was mit Ausbildung, Schulung und Motivation zu tun.......

michaelm wrote:

Ist es in Deiner Firma ein anderer Geschäftsbereich oder laufen diese Abteilungen unter der gleichen Führungsperson?

Verschiedene Bereiche.

michaelm wrote:

Schade, wenn so Abteilungen betroffen wären, in denen "kreativ & innovativ" gearbeitet werden sollte. Da sind die MA erst mit sich selbst beschäftigt...

Ja, soweit d'accord, aber ich würde es nicht auf kreative Bereiche beschränken. Wenn jemand der acht tägliche Arbeitsstunden leistet davon eine halbe verbringt, Daten zu sichern um seinen persönlichen Hintern zu schützen und eine weitere halbe Stunde verschwendet, da er wesentlich mehr Aufwand betreibt durch seine Daten und Papiere zu wühlen (die durchschnittlichen Kosten auf den Zugriff eines Dokumentes betragen in der deutschen Wirtschaft 1,30 EUR) um etwas zu finden............dann schwächt das die Firma um 1 Stunde täglich.
Wenn wir jetzt einmal volkswirtschaftlich denken, dann ist der Schaden immens......

Gruss
MagNet-99